В чем преимущества электронного документооборота?

Мы уже вступили практически полностью в новый цифровой мир, который обмен информации поставил на более высокий уровень, чем было в индустриальную эпоху, которой мы еще не полностью распрощались. Соответственно в бизнесе более конкурентно выглядят сейчас предприятия, которые используют корпоративные информационные системы, одной из подсистем которых и является электронный документооборот.

Причем сейчас при оценке компаний пристальное внимание обращается и на ее информационную зрелость. И если в компании не проведена автоматизация документооборота, то ни о какой информационной зрелости говорить не приходится. В этом и кроется первое преимущество электронного документооборота – у системы управления компании появляется возможность перейти на новый уровень в управленческом, организационном и контролирующем плане, что сразу же отразится на производительности компании в целом.

Причем весь электронный документооборот разбивается на две части: внешнюю и внутреннюю. Внешний документооборот позволяет оперативно обмениваться документами с контролирующими госорганами и контрагентами, заказчиками или субподрядчиками. А вот внутренний документооборот позволяет ускорить обмен документами между отделами внутри предприятия.

Перевод внутреннего документа оборота в электронный вид позволит сэкономить время на печатании, подписи документов у начальства и ожидания документа, когда секретарь отдела заберет переписку из ящика внутренней почты. Согласитесь, что введение электронного документооборота существенно упрощает связь между различными структурами предприятия. Ведь в этом случае будет использована электронная подпись.

Кроме того, появляется эффективнейший инструмент контроля производительности сотрудников. Система позволяет отслеживать время ответа или принятия решения, после получения входящей электронной служебной записки. Становится предельно ясно, с какой скоростью и эффективностью сотрудники реагируют на указания начальства. Все это позволит более четко оценить работу и уровень каждого сотрудника.

Помимо этого автоматизация документооборота невозможна без создания определенной базы данных, используемых предприятием на постоянной основе. Данная база данных создается под нужды предприятия, чтобы добиться максимальной эффективности от работы информационной системы. Чем больше становится база данных, тем сильнее облегчается труд персонала предприятия. Ведь поиск внутри общей базы данных упрощает составления тех или иных документов, используемых в различных сферах бизнеса.

Как видите, в наши дни без автоматизации документооборота можно забыть о конкурентной борьбе – проигрыш более зрелому конкуренту в плане информационных технологий обеспечен.